Những tác vụ hữu ích trong PowerPint

POWERPOINT

1. Sử dụng tính năng Pack & Go

Khi bạn tạo ra một bài trình chiếu và muốn di chuyển nó sang một máy
tính khác, tốt hơn hết bạn nên sử dụng tính năng Pack and Go để đảm bảo
mọi đối tượng được liên kết và phông chữ đặc biệt đã được đính kèm.
Trình đơn File cung cấp khả năng truy xuất đến tùy chọn Pack and Go
(với PowerPoint 2002) hay Package for CD (với PowerPoint 2003).

2. Hiển thị đơn sắc

Nhiều người dùng thường mất thời gian chỉnh sửa một bài trình chiếu để có thể in tốt trên máy in laser
đơn sắc. Thay vào đó, bạn nên sử dụng tùy chọn Grayscale (từ trình đơn
View.Color/Grayscale); bằng cách này, người dùng sẽ xem được trước bản
in đơn sắc của bài trình chiếu, trong khi vẫn có thể tùy chỉnh dạng
hiển thị cho các đối tượng bên trong.

3. Trình chiếu theo ý muốn

Từ một bài trình chiếu với các slide chuẩn, người dùng có thể tạo ra
nhiều phiên bản trình chiếu khác nhau cho từng đối tượng khán giả bằng
cách thay đổi thứ tự hiển thị của từng slide thông qua tính năng Custom
Shows (chọn Slide Show.Custom Shows).

4. Tạo mục lục nội dung

Một trong những câu hỏi bạn đọc đặt ra là làm thế nào để truy xuất
nhanh đến một slide trong một bài trình chiếu. Bạn hãy tạo một slide
mục lục, trong đó tiêu đề của mỗi slide được "nhúng" một liên kết để
truy xuất nhanh đến slide mong muốn. Để tạo liên kết cho một đối tượng
trong PowerPoint, bạn mở trình đơn Insert và chọn Hyperlink.

5. Sao chép và dán slide giữa các bài trình chiếu

Sử dụng hình thu nhỏ của các slide trong chế độ hiển thị Normal hay Slide Sorter
để sao chép và dán chúng giữa các bài trình chiếu đang soạn thảo. Trong
PowerPoint 2003, hãy tìm nút Paste Options, nút này xuất hiện sau khi
bạn thực hiện thao tác dán một đối tượng. Paste Options cung cấp tùy
chọn Keep source formatting, cho phép bạn sử dụng lại định dạng từ bài
trình chiếu gốc cho slide đang soạn thảo.

6. Chọn đúng thanh công cụ màu

Các trình đơn thiết lập màu dạng thả xuống thường bị người dùng hiểu
lầm và sử dụng sai mục đích. Do đó người dùng cần chọn đúng dòng màu
mình cần. Ví dụ, nhấn chọn trình đơn Format.Font, trong danh sách thả
xuống của mục Color, dòng đầu tiên của danh sách này hiển thị một số
màu cơ bản, thường sử dụng. Bất kỳ đối tượng nào trong bài trình chiếu
sử dụng một màu trong dòng đầu tiên này sẽ bị thay đổi nếu một màu mới
hay định dạng mới được áp đặt hoặc đối tượng này được di chuyển sang
một bài trình chiếu khác sử dụng màu hay định dạng khác. Do đó, chỉ nên
sử dụng lựa chọn màu ở dòng đầu tiên cho những đối tượng có thể thay
đổi màu. Thay vào đó, bạn nên sử dụng màu được cung cấp ở dòng thứ hai
hay các dòng bên dưới khi muốn thiết lập một màu cụ thể, cố định cho
các đối tượng. Cũng từ danh sách thả xuống của mục Color, bạn nhấn More
Colores.

7. Hướng dẫn bài trình chiếu "ăn kiêng"


Nén ảnh trong bài trình chiếu có thể giúp thu giảm đáng kể kích thước tập tin.

Bạn nên nén hình ảnh sử dụng trong các slide bằng cách sử dụng lệnh
Compress Pictures trên thanh công cụ Picture, cũng như chuyển đổi các
đối tượng nhúng trong tài liệu sang dạng ảnh (chép đối tượng, nhấn
Edit.Paste Special, chọn As Picture, chọn tiếp Enhanced Metafile).

8. Tắt tùy chọn Fast Save

Với tùy chọn Fast Save được kích hoạt, mỗi khi người dùng lưu bài trình
chiếu, PowerPoint chỉ lưu những bổ sung mới mà không hề xóa đi những tư
liệu cũ. Vì thế, những nội dung mà người dùng nghĩ rằng họ đã xóa, thực
chất vẫn tồn tại trong bài trình chiếu mà họ vừa gửi cho người dùng
khác. Biết đâu, đó lại là những thông tin nhạy cảm. Hãy vô hiệu hóa
tính năng đầy rủi ro này: chọn Tools.Options, ở thẻ Save, bạn bỏ chọn
đối với mục Allow Fast saves.